eBilling
Rechtssichere elektronische Rechnungen
Elektronische Rechnungen ermöglichen es, Rechnungen UStG-konform unter Verzicht auf die Papierform zu übermitteln. Der Rechnungsversender erspart sich damit einen Medienbruch bei der Rechnungserstellung und kann seine Rechnungsprozesse deutlich beschleunigen. Nebenbei entfallen Kosten für Papier, Druck, Kuvertierung und Porto etc.
Der Versand von elektronischen Rechnungen erfolgt üblicherweise per eMail oder per Bereitstellung auf einem Online-Portal. Der Rechnungsempfänger profitiert ebenfalls davon, da auch hier der Medienbruch vermieden wird, etwa wenn Papierrechnungen digitalisiert und/oder erfasst werden müssen.
Pflichten gemäß UStG
Die Pflichten, die das UStG dem Versender (§14 UStG) und dem Empfänger (§15 UStG) auferlegt, sind in einem Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) aus dem Januar 2004 klar erläutert worden. So ist für den Versender der Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen gemäß Signaturgesetz (SigG) Pflicht und der Empfänger muss die qualifizierte Signatur der empfangenen Rechnungen prüfen, sofern die Vorsteuer gezogen werden soll, und diese Prüfungen nachweisen, d. h. protokollieren.
Weiterhin müssen Versender und Empfänger die elektronischen Rechnungen auch elektronisch speichern. Ein ausschließlicher Rückgriff auf Papier (Druck der Rechnung) ist nicht zulässig, da das Original die elektronische Datei (etwa Rechnung im PDF-Format) ist.
Was benötigt der Versender?
Zur Erzeugung einer qualifizierten Signatur sind drei Dinge notwendig:
1. Eine zugelassene, massensignaturfähige Signaturkarte (SSEE: Sichere Signaturerstellungseinheit) ausgestellt von einem Zertifizierungsdiensteanbieter (ZDA), auch Trustcenter genannt.
2. Einen zugelassenen Kartenleser der Klasse 2 oder höher. D.h. der Kartenleser muss über eine Tastatur verfügen.3. Eine zugelassene Signaturanwendungskomponente: eEvolution AutoSigner. Das ist die Software, die die eigentliche Signatur unter Verwendung von Kartenleser und Signaturkarte erzeugt.
Die Zulassung erfolgt ausschließlich über die Aufsichtsbehörde, die Bundesnetzagentur.