Versandoptimierung bei »Musik Produktiv«

Steigerung der Effizienz im Versand durch V-LOG und automatischem eMailversand

Die Firma »Musik Produktiv« handelt mit Musikinstrumenten und -zubehör und betreibt intensiven Versandhandel. Pro Tag werden ca. 600 Versendungen mit unterschiedlichen Frachtführern (u.a. Deutsche Post, UPS, ABX) bearbeitet. Tendenz steigend. Seit fast 8 Jahren arbeitete Musik Produktiv mit der ERP Suite eEvolution powerd by APERTUM und den Versandoptimierungen von softwareproduktiv. Ab dem Jahre 2005 beispielsweise reichte die Standardanwendung des Versandmoduls von APERTUM/eEvolution allein nicht mehr aus. Wir haben dafür eine Lösung entwickelt. Schauen Sie hier.

Der Kapazitätsmangel hatte unterschiedliche Gründe:

• Die Handhabung des Packvorganges (welcher Artikel einer Versendung ist im welchem Paket) war zu umständlich und zeitaufwändig
• Das Erzeugen und Ausdrucken von Rechnungen hat zu lange gedauert. Der Arbeitsablauf des Mitarbeiters im Versand wurde zu sehr beeinträchtigt, weil er auf die Systemaktion und den Ausdruck der Rechnung zu lange warten musste.
• Eine Waage sollte direkt an das Versandmodul angebunden werden.

Des Weiteren gab es noch folgende Anforderungen:

• Alle zu verwendenden Frachtführer für In- und Ausland und ob Spedition oder Paketversender sollten direkt von einem Versandmodul und durch eine Person abgewickelt werden können, so dass die individuellen Insellösungen von den Frachtführern überflüssig werden.
• Umfassende Auswertungen über alle Frachtführer müssen möglich sein.
• Die Arbeitsschritte Verpacken und Versenden sollten getrennt und nicht mehr von einem Mitarbeiter durchgeführt werden. Der Packer verpackt die Artikel eines Auftrages in ein oder mehrere Pakete und druckt Rechnung und Paketaufkleber. Der Versender macht diese Pakete versandfertig. Er kennt sich gut mit den Frachtführern und Versandarten aus. Er wiegt das Paket und entscheidet z.B. welcher Frachtführer und welche Versandart  genutzt wird.
• Eine automatische Email Benachrichtigung soll an den Paketempfänger mit individuellen Informationen (u.a. zur Sendungsverfolgung (Track & Trace)) zur Sendung versendet werden.

Primäres Ziel war es also, die Effizienz im Versand zu steigern, so dass manuelle Arbeitsschritte reduziert oder sogar überflüssig werden.

Optimierung des Versandablaufs von Musik Produktiv
Anfang 2006 wurde Musik Produktiv der Ablauf im Versand  optimiert und V-LOG wurde eingeführt. V-LOG ist ein Produkt der MHP Software GmbH (www.mhp-net.de). softwareproduktiv hat bei Musik Produktiv V-LOG an das Warenwirtschaftssystem APERTUM angebunden.
Die Kommissionierung wird nach wie vor mit der eEvolution Kommissionierung durchgeführt. Nachdem die Artikel kommissioniert wurden, werden automatisch die Lieferschein- und Rechnungsaktionen durchgeführt. Die Versandkosten für den Kunden stehen bereits bei der Positionserfassung des Auftrages fest.
Die vom Kommissionierer zusammengestellten Artikel eines Auftrages werden zusammen mit einem Kommissionierbeleg auf ein Förderband gestellt. Den nächsten Arbeitsschritt übernimmt der Packer.

Verpacken
Hier werden die Informationen ins System eingetragen, welcher Artikel in welchem Paket gepackt wird. Diese Informationen sind u.a. auch dafür notwendig, um bei Nachnahmeversendungen den Wert pro Paket ermitteln zu können.
Im erweiterten softwareproduktiv Verpackungsmodul für eEvolution kann diese Auftragsnummer eingescannt werden. Daraufhin erscheinen alle Positionen des Auftrages.
Anschließend kann die Anzahl der Kolli eingetragen werden. Vorbelegt ist 1 Kollo. Durch direkte Bestätigung mit Enter werden die Mengen automatisch dem ersten Kollo zugeordnet.

Bei mehreren  Verpackungseinheiten, wird die Anzahl der Kolli verändert. Pro Verpackungseinheit erscheint eine zusätzliche Spalte. Sehr einfach und schnell können jetzt die Mengen auf die Pakete (Spalten) aufgeteilt werden.

Anschließend werden die Packinformationen gespeichert und pro Verpackungseinheit ein Packzettel gedruckt. Der Packzettel wird am Paket befestigt. Jedes Paket kann so separat behandelt werden. Die Zusammengehörigkeit ist nicht mehr zwingend erforderlich.

Versenden
Am Versand Arbeitsplatz wird mit V-LOG gearbeitet. Der Barcode auf dem Packzettel wird eingescannt. Daten aus Apertum werden direkt selektiert, so dass automatisch der Frachtführer mit der entsprechenden Versandart aufgerufen wird und die notwendigen Informationen eingetragen werden. Neben Name und Anschrift können je nach Versandart  auch Informationen wie Inhaltsbezeichnungen, Nachnahmebetrag oder der Verwendungszweck-Texte für die Überweisungsträger gehören.

Eine Waage ist direkt angeschlossen, so dass das Gewicht direkt zur Verfügung steht.
Alternativ zum Einscannen des Packzettel - Barcodes kann auch die Kundennummer, Rechnungsnummer oder die Lieferantennummer eingetragen werden, um die Adressdaten aus Apertum direkt in V-LOG zu laden.
V-LOG sorgt nun für das Drucken der Paketlabel und das Erstellen der Paketlisten. Produktbeschreibungen usw. findet man unter http://www.mhp-net.de/ger/index.html.

Automatische Email Benachrichtigung
Ein Dienst sorgt dafür, dass die Paketempfänger automatisch eine Benachrichtigung per Email erhalten. softwareproduktiv hat ein Programm entwickelt, damit Musik Produktiv selbständig die HTML - Vorlagen für diese Emails bearbeiten kann.

Dabei stehen Parameter für z.B. den Kundennamen, die Artikelbezeichnungen  oder Informationen zur Sendungsverfolgung zur Verfügung. Musik Produktiv kann so diese Kommunikation nutzen, um auf Aktionen  oder Angebote hinzuweisen.

Diese Vorlage kann auch pro Land definiert werden. So können u.a. die Kunden in Ihrer Sprache angesprochen werden.
Der Dienst ist frei parametrierbar und wird auch für andere Geschäftsvorfälle (z.B. Retourbearbeitung) genutzt.

Ein kleines Beispiel, wie der Versand optimiert werden kann. Es gibt aber viel mehr Ansätze und Ideen. Viel von diesen neuen Ideen sind sicherlich auch in Ihrem Kopf. Fordern Sie uns, wir haben die meisten davon sicherlich schon umgesetzt!